신입도 단번에 이해시키는 AI 활용 업무 분담 (2 step으로 충분해요)

일이 넘쳐 난다. 누구 없나. 그러나 막상 사람을 채용해서 같이 일 해보면 채용한 사람 챙기는 게 더 일이다. 해야 할 일은 해야 할 일 대로 쌓여있는데 거기에 신규 직원 챙기는 일까지 덤으로 맡아서 해야 되니 업무량이 늘어난다. 이를 어쩐다. 결국 야근이다. 슬프다. 알아서 잘 딱 깔끔하고 센스있게 일을 처리해주면 좋으련만 그런 일은 현실에서 일어나지 않는다. MZ 직원을 채용했는데 업무에 적극적이지도 않고 이해안되는 일은 피하려고 하는 것 같다. 업무량은 고스란히 내 몫. 반복되는 패턴. 어떻게 빠져나올 수 있을까? AI가 알아서 업무를 대신해주면 좋으련만 누군가 AI에게 업무를 시켜야 일을 한다. 그래서 생각했다. 나 대신 AI를 활용해서 업무를 진행할 수 있는 사람을 팀에 두고 있으면 어떨까? 생각보다 괜찮다. 새로 온 인턴. 기간이 짧다. 일을 가르치고 있으면 일을 배우기 전에 이미 기간이 끝나버린다. 그러다보니 맡길 만한 일도 별로 없고 어영부영 시간이 지나가 버린다. 심지어 한달이다. 한달 만에 뭘 할 수 있지..? 이것이 이제까지의 패턴이었다. 하지만! AI를 이용해서 업무를 진행하는 방법을 알려주고 난 후에는 상당 부분을 스스로 해내기 시작했다. 내가 자리에 없어도 인공지능과 함께 문제를 해결하면서 일을 진행시키는 것을 볼 수 있었다. 인턴도 AI를 활용하면서 짧은 기간내 상당한 업무량을 소화해낼 수 있었다. 이번에 업무 분담했던 과정을 단계 별로 정리해봤다. 이 방법은 지금도 계속 활용 중이다.

 

Step 1: AI 활용 업무 설명

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신입. 아는 게 없다. 정확하게는 내가 하고 있는 업무에 대해서 아는 바가 없다. 우리 팀이 하고 있는 일이 뭔지도 잘 모른다. 어디서부터 교육하지? 설명해도 못 알아듣는다. 왜 그럴까? 일단 용어가 익숙하지 않다. 낯선 환경에서 자유롭게 질문하기도 어렵다 보니 못 알아들어도 그냥 알아들은 척 한다. 첫번째 고비다. 이 단계를 잘 넘어가면 된다. 잘 모르는 내용을 스스로 질문해가면서 답을 찾아갈 때 내용을 훨씬 더 잘 기억한다. 왜? 고민했으니까. 그렇다. 업무를 간단하게 설명해주고 모르는 내용은 AI에게 물어보도록 지시한다. 나(상사)한테는 질문하기 어렵지만, AI한테는 얼마든지 부담없이 질문할 수 있다. 그러다 보니 내가 설명하는 것 보다 훨씬 교육 효과가 좋다. 업무의 큰 그림을 알려주고, 업무 설명 자료를 전달한 후 AI를 이용해서 설명 자료를 스스로 파악하도록 첫번째 과제를 부여했다. 일주일 생각했는데, 하루만에 내용을 거의 다 파악했다. 업무 난이도에 따라 개입 정도는 달라질 수 있다. 하지만, 개입할 때도 직접 알려주기 보다는 AI에게 어떻게 질문을 던져야 할지 가이드해주면 효과가 훨씬 좋다. 그러면 내가 자리에 없을 때도 스스로 AI에게 물어가면서 내용을 파악하기 때문이다. 이렇게 업무 분담을 하려면? 내가 먼저 AI를 충분히 활용해서 업무 파악을 해야 한다. 나도 안 해봤는데, 대충 시키면 되겠지.. 생각하신다면 큰 오산. 몇 번 AI 사용해보면 대략 어떤 식으로 내용 파악이 되는지 감이 온다. 그러면 내 경험을 토대로 업무 숙지를 위한 AI 활용 방법을 알려주면 된다. 충분히 공부했으면 그 다음에는 파악한 내용을 직접 설명해보라고 요청한다. AI와 대화하면서 이해한 내용을 설명하는 거니 인턴도 설명하는데 큰 부담이 없다. AI가 찾아낸 내용 중에 잘못된 내용만 몇 가지 교정해주면 된다. 오류를 수정해주면 그 내용도 기억이 오래간다. AI를 업무 설명 과정에 참여시키면 내 시간은 내 시간대로 아끼고, 인턴은 인턴대로 효율적으로 공부할 수 있다. 인턴이 작성한 프롬프트를 같이 보는 것도 좋다. 질문도 내용을 이해해야 만들어 낼 수 있는 법. 인턴의 이해도를 간접적으로 파악할 수 있는 부분이다. 같이 프롬프트를 수정하고, 답변이 개선되는 것을 함께 확인하면서 교육 효율도 좋아진다.

 

Step 2: 내 업무에서 생성AI를 활용할 수 있는 부분 찾아보기.

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지금. 당장. 내가 하는 일에서 생성AI가 어디까지 활용할 수 있는지 숙지하고 있는가? 그렇다면 업무 분담도 빠르게 이루어질 수 있다. 나의 생성AI 활용 방법을 전수해주면 되기 때문이다. 아직 모르겠다면? 이것이 가장 먼저 해야 할 일이다. AI가 대신해줄 수 있는 업무가 어디까지인지 파악해야 한다. 나는 이미 업무가 익숙해서 굳이 AI를 사용할 필요가 없더라도 AI를 써보면서 어디까지 업무를 진행할 수 있는지 테스트 해봐야 한다. 그러면 내가 굳이 하지 않아도 되는 업무가 나온다. 그 업무를 신입에게 알려준다. 그러면 끝. 은 아니고. 업무 결과물만 조금 확인해주면 된다. 내가 생각할 때는 쉬운일이지만 신입에게는 낯설고 어려운 일이다. 신입이 일을 해놓고도 본인이 잘 했는지 파악이 안된다. 그래서 즉각적인 피드백이 필요. 결과물이 별로라면 내가 수정하지 않는다. 같이 AI 프롬프트와 답변을 보면서 질문을 어떻게 바꿔야 하는지 알려줘야 한다. 하루면 된다. 그 다음부터는 스스로 잘 해낸다. 신입도 업무의 그림을 거의 정확하게 파악하게 된다. 1단계와 2단계를 일주일 내에 끝내려고 한다. 그래서 매일 15분 내로 대화를 하고, AI를 어떻게 활용했는지 같이 점검한다. 일주일에 한번 1시간? 매일 10분 대화가 낫다. 피드백을 빠르게 자주 주면 내용 숙지도 금방 한다. 입사 초기. 업무 숙지 속도가 빨라지면, 신입도 일에 재미를 느낀다. 재미있으면 좀 더 적극적이 된다. 알아서 한다. 이때부터 결과물만 확인한다. 결과물이 마음에 안 들면? 또 다시 프롬프트로 돌아가서 같이 프롬프트를 보고 고민한다. 결과물이 안 좋아도 절대 내가 업무를 대신 하지 않는다. 다른 AI 툴을 찾아본다. 더 좋은 결과가 나온 툴을 공유하면, 또 그 툴을 활용해서 신입이 잘 해낸다. 젊은 친구들. 훨씬 빨리 배운다. 툴도 스스로 잘 찾아내기도 한다. 새로운 툴 찾아서 더 좋은 결과 내면 후하게 칭찬해준다. 사실 칭찬이 절로 나온다. 함께 업무 만족도가 올라간다.

 

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진짜 이게 된다고? 진짜 된다. 내가 자리에 없어도 통화로만 업무 전달이 된다. AI 사용해서 이렇게 이렇게 해보세요... 그리고 사무실 복귀해보면, 꽤 괜찮은 결과물이 나와있다. 인턴과 함께 진행했던 업무는 데이터 분석, 머신러닝 모델 개발이었다. 업무 난이도를 높게 설정하지 않기도 했지만, 내가 어디까지 자동화가 가능한지도 파악하고 있었기 때문에 금방 업무 분배가 이루어졌다. 인턴이 얼마나 할 수 있을까... 계획했던 것 이상으로 결과물을 만들었다. 코파일럿과 클로드를 활용하라고 했고, 활용 방법만 몇 번 지도해주면 점점 스스로 많은 것을 해낸다. 신입이 직장 상사에게 질문한다는게 정말 어려운 일이다. 그 부분을 AI가 메워주면 효율적인 업무 분담이 가능하다. 내가 붙어서 알려주면 좋겠지만, 현실적으로 불가능. 그 공백도 AI가 메워줄 수 있다. 스스로 찾아가면서 무언가를 성취하는 것은 굉장히 즐거운 경험이다. 찾아가는 과정만 덜 고통스럽다면 말이다. AI가 이런 고통을 덜어준다. AI를 통해 업무도 적절히 분배하고, 업무 만족도도 함께 올려보자.